1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest Muzeum Pamięci Sybiru w Białymstoku z siedzibą przy ul. Węglowa 1, 15-121 Białystok, NIP: 5423264915, REGON: 366215932. Kontakt z administratorem jest możliwy pod adresem e-mail: sekretariat@sybir.bialystok.pl lub telefonicznie: 85 672 36 01.

Administrator wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych, z którym można skontaktować się poprzez e-mail: iod@sybir.bialystok.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora z dopiskiem IOD. Z inspektorem ochrony danych osobowych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania i ochrony danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych w Muzeum Pamięci Sybiru.

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe zbierane za pośrednictwem formularza zapisu na wydarzenie są przetwarzane w następujących celach:

A. Rejestracja uczestników i organizacja wydarzenia EMYA 2025 oraz kontakt z uczestnikami:

• Przetwarzamy dane takie jak imię, nazwisko, stopień naukowy, dane dot. instytucji, stanowisko, adres e-mail, numer telefonu oraz dane dodatkowe wprowadzone w polu „Uwagi” formularza zapisu na wydarzenie w celu realizacji zgłoszenia uczestnictwa i zapewnienia sprawnej organizacji wydarzenia.
• Wykorzystujemy podane dane do przesyłania informacji organizacyjnych i ewentualnych powiadomień związanych z wydarzeniem.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO (zgoda uczestnika oraz przetwarzanie niezbędne do wykonania umowy).

B. Promocja wydarzenia i dokumentacja:

• Podczas wydarzenia EMYA 2025 rejestrowany będzie wizerunek uczestników w formie zdjęć i nagrań wideo. Materiały te mogą być wykorzystywane do promocji wydarzenia w mediach społecznościowych, na stronie internetowej oraz w materiałach promocyjnych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora).
• W przypadku, gdy wizerunek jest głównym tematem zdjęcia lub nagrania, przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda uczestnika).

3. Zakres przetwarzanych danych osobowych

Przetwarzamy następujące dane osobowe:
• Imię i nazwisko;
• Stopień naukowy;
• Dane dot. instytucji (nazwa instytucji; Adres – ulica, kod pocztowy, miasto, państwo; NIP);
• Stanowisko;
• Adres e-mail;
• Numer telefonu;
• Dane dodatkowe wprowadzone w polu „Uwagi” formularza zapisu na wydarzenie;
• Wizerunek w formie zdjęć i nagrań wideo wykonanych podczas wydarzenia.

4. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być udostępniane:

• Podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie organizacji wydarzenia (np. dostawcy oprogramowania i systemów informatycznych, podmioty świadczące obsługę techniczną, podmioty świadczące usługi finansowe, podmioty świadczące usługi ochrony osób i mienia, podmioty świadczące obsługę prawną oraz podmioty upoważnione z mocy prawa).
• Publiczności w ramach promocji wydarzenia (w przypadku zdjęć i nagrań publikowanych w mediach społecznościowych, na stronie internetowej i w materiałach promocyjnych).
Dane osobowe przetwarzane przez Administratora nie będą przekazywane do państw trzecich, ani do organizacji międzynarodowych.

5. Okres przechowywania danych osobowych

• Dane osobowe z formularza zapisu będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji wydarzenia, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa (np. w zakresie rozliczeń finansowych i przedawnienia roszczeń) lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania.
• Zdjęcia i nagrania wideo będą przetwarzane do czasu zakończenia działań promocyjnych związanych z wydarzeniem i przechowywane przez czas wymagany przepisami prawa lub do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec ich wykorzystania.

Uczestnikom przysługują następujące prawa:
• Prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii.
• Prawo do sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych.
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) w przypadkach przewidzianych w RODO.
• Prawo do ograniczenia przetwarzania danych.
• Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w oparciu o prawnie uzasadniony interes Administratora, w tym wobec przetwarzania wizerunku.
• Prawo do przenoszenia danych.
• Prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: sekretariat@sybir.bialystok.pl.

7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. W Polsce jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

8. Informacja o wymaganiu podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do rejestracji i uczestnictwa w wydarzeniu. Niepodanie danych skutkuje brakiem możliwości zapisu na wydarzenie EMA 2025.

Podczas wydarzenia rejestrowany będzie wizerunek uczestników. Informujemy, że uczestnicząc w wydarzeniu, mogą Państwo znaleźć się w obszarze rejestracji zdjęć i nagrań. Jeśli nie wyrażają Państwo zgody na wykorzystanie swojego wizerunku, prosimy o poinformowanie organizatora przed wydarzeniem lub w jego trakcie.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

11. Zmiany w Polityce Prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności w związku z rozwojem technologii, zmianami w przepisach prawa lub ulepszeniami świadczonych usług. Aktualna wersja Polityki Prywatności będzie publikowana na stronie internetowej.

Data ostatniej aktualizacji: 16.01.2025 r.